Если одна сторона не уверена в том, что вторая обязуется исполнить некоторые обязательства, то тогда рекомендуется составить гарантийное письмо. Такая бумага будет являться письменным соглашением о соблюдении договоренностей. Оформить письмо можно от лица компании, а если оно гарантийное, то данный документ может составляться от имени определенного должностного лица.

Гарантийное письмо об исполнении условий по соглашению — поставке товарных позиций, гашении долговых обязательств, оказанию услуг — должно содержать предельно ясные положения с целью недопущения разного трактования в гарантийном варианте их смысла. В этом заключена основная сущность гарантийных писем.

Три ключевые цели письма гарантийного характера:

• доказать факт совершенных договоренностей между участниками сделки
• письмо должно установить условия исполнения обязательств
• признать в письме факт наличия долга

Вышеуказанные цели определяют данные, которые содержит гарантийное письмо. Прежде всего, письмо сообщает о том, что обязан исполнить партнер. Также в письме указываются согласованные условия о методах разрешения ситуаций при невыполнении обязательств стороной сделки.

Если характер соглашения между контрагентами многофакторный или же обобщенный, то в гарантийном документе акцентируется внимание на одной определенной конфликтной ситуации и методах ее урегулирования.

Разновидности гарантийного письма

Наиболее распространены 3 основных типа гарантийных писем:

Письмо-оферта

Данное письмо является предложением согласовать что-то в письменном виде. Допустим, гарантийное обязательство об оказании услуги, реализации и доставке товаров в четко установленные сроки, о получении платежей за полученную продукцию. Гарантийное письмо должно включать временной промежуток, в течение которого сделка должна быть завершена.

Письмо-акцепт

Это гарантийное письмо имеет двусторонний характер. Стандартно письмо отражает ситуацию, когда в ответ на просьбу оформить соглашение приобретателем направляется в сторону продавца письмо о принятии его условий с заверениями произвести платеж за услугу или продукцию.

Дополнительное соглашение к договору

В этом письме указывают положения, отсутствующие в главном соглашении. Письмо может затрагивать санкции при несоблюдении соглашений, порядок расчетов и методы урегулирования конфликтов. Если требования в дополнительном соглашении не устраивают, то гарантийное соглашение можно не подписывать (по договоренности между участниками).

Примеры ситуаций, когда необходима бумага

Ситуации, когда требуется гарантийное письмо, имеют место в процессе хоздеятельности физических лиц и компаний. Приведем самые часто встречающиеся на практике случаи, когда требуются гарантийные письма:

1. Оплата долга в гарантийном порядке: так, если партнер не производит оплату услуг на протяжении нескольких месяцев, то можно попросить его составить гарантийное письмо с признанием факта наличия долга. Письмо будет включать сведения о времени гашения долговой суммы и мерах, принимаемых при невнесении платежа в установленный гарантийным документом период.
2. Письмо в ИФНС о регистрации юридического адреса: такое гарантийное письмо потребуется при регистрации юридического лица, когда необходимо подтвердить адрес, на который будет произведена регистрация организации. Гарантийное письмо о предоставлении помещения в аренду будет служить акцептом согласия собственника недвижимости на проведение такой операции. Недвижимое имущество может быть во владении как юридического, так и частного лица — письмо, подтверждающее предоставление юридического адреса, будет обладать равной правовой силой.
3. Внесение арендных платежей в гарантийном обязательстве: Если квартиросъемщик не может своевременно внести указанный в соглашении платеж, то гарантийное письмо определяет иной период внесения необходимой денежной суммы и устанавливает санкционные меры и прочие виды ответственности должника.
4. Выполнение работ в гарантийном обязательстве: в таких ситуациях гарантийное письмо может оформляться до подписания договора либо после него, в качестве дополнительного соглашения с обозначением разных тонкостей взаимоотношений между сторонами. Как правило, в письме приводятся виды работ, их объемы и сроки. Также гарантийное обязательство может содержать иные детальные сведения.
5. Поставка товара в гарантийном варианте: гарантийное письмо представлено в виде оферты на поставку определенной продукции. Письмо оформляет поставщик с целью проведения анализа ситуации и демонстрации своей готовности обеспечить заказчика желаемыми товарными позициями в нужные сроки и в требуемых объемах.

Как грамотно оформить письмо

Образец гарантийного письма российскими законодательными актами не утвержден. Но соблюдать общепринятые нормы делопроизводства при составлении гарантийного письма все же необходимо.

Документ должен включать (образец):

• ФИО, должность ответственного лица, наименование и ИНН юридического лица, в чей адрес пишется письмо;
• ФИО, должность уполномоченного лица, наименование и ИНН юридического лица, реквизиты фирмы, составившей гарантийное обязательство;
• Дату, когда оформлено письмо;
• Детальные и однозначно определенные трактовки описания сущности гарантий: период, предмет, объемы, обязательства участников сделки и др.;
• Подписи (с расшифровкой) генерального директора и работника бухгалтерии (либо иного уполномоченного лица);
• Круглая синяя печать компании, направляющей письмо.

Предоставление юридического адреса требуется не во всех случаях. Когда одна из сторон сделки является частным предпринимателем, у которого нет собственной фирменной печати и открытого в банке расчетного счета, в гарантийное обязательство разрешается внести сведения из паспорта.

В письме гарантийном, кроме данных из паспорта, от физлица потребуется указание в письме лишь адреса постоянной регистрации гражданина (по месту проживания).

Чем поможет документ

Важно помнить, что гарантийное письмо обладает правовой силой. Контрагенту, не имеющему возможности вовремя произвести оплату, но желающему продолжить сотрудничество со своим партнером, гарантийное обязательство поможет отложить платеж. При этом гарантийное согласование подтверждает факт того, что партнер имеет задолженность, понимает это и принимает на себя обязательство в чётко указанный в письме период погасить долг.

Между тем, гарантийное письмо — это, в сущности, замена договора-оферты с обозначением существенных условий соглашения. Таким образом, письмо — это довольно ясный метод обеспечить получение от стороны сделки гарантийных обязательств по осуществлению конкретных работ.

Можно ли с составленным письмом обращаться в суд, если контрагент нарушил договоренности? Да, однако гарантийное соглашение следует составлять максимально внимательно для минимизации риска отказа в удовлетворении иска.

Важные аспекты составления документа

При составлениие документа важно учитывать следующие критерии:

1. Однозначность формулировок в гарантийных письмах: в них точно заключаются гарантии одного партнера по отношению ко второму, поэтому письмо должно формулироваться конкретно, без допуска разночтений.
2. Указание существенных условий в письме: если в письме не будет содержаться информации об объеме, сумме и времени исполнения обязательств, то предъявление претензий контрагенту со ссылкой на гарантийное обязательство станет затруднительным.
3. Подготовить сопроводительные бумаги: гарантийное письмо о предоставлении помещения в аренду в целях регистрации юридического адреса должно сопровождаться предоставлением выписки из ЕГРН (в ней указывается и сам адрес компании). В ином случае, суд откажется рассматривать такое гарантийное обязательство. Также к гарантийному соглашению потребуется подготовить ксерокопию приказа о назначении гендиректора и документа о регистрации организации в ИФНС, а также актуальную выписку из ЕГРЮЛ.
4. Реквизиты актов и накладных в гарантийных письмах: скорее всего, операций с конкретным контрагентом проводилось уже немало. Поэтому особенно важно, чтобы гарантийное обязательство включало реквизиты первичных документов. Тогда можно будет определить, к какой конкретной сделке относятся предоставляемые гарантии.
5. Четко указанные стороны в письме: в письме должно содержаться ИНН юридического лица, так как наименования компаний могут быть если и не идентичными, то крайне схожими.
6. Оформление письма гарантийного на бланке фирмы: хотя это требование и не закреплено законодательно, следует помнить о том, что гарантийное обязательство — бумага официальная, которая должна отвечать правилам документооборота. Именно по этой причине письмо на бланке фирмы будет выглядеть более авторитетно.
7. Дополнительные положения в гарантийных письмах: Право наложения штрафа на контрагента за просрочку выполнения обязательств и порядок его начисления можно указать в письме (в дополнительных положениях). Так, документ может содержать информацию о размере санкций в процентах от общей суммы за каждый день нарушения сроков.
8. Верно оформленные контактные данные в письме (включая адрес): гарантийное должно содержать правильный телефонный номер и точные адреса местонахождения организации – адрес e-mail и почтовый адрес.

Заключение

Такое письмо — не только способно призвать к ответственности участника сделки, который нарушает условия соглашения, но и является способом защиты прав одной из сторон сделки. По этой причине необходимо, чтобы в письме была указана подпись ответственного лица и синяя фирменная печать.

Желательно получать гарантийные письма в бумажном виде на руки, без использования для передачи документов адрес электронного почтового ящика.