Коммерческие, как и некоммерческие организации, должны предоставить в ФНС для регистрации юрлица документы, подтверждающие месторасположение единоличного исполнительного органа (директора). Если учредители или директор не согласны регистрировать фирму на домашние адреса, а также в собственности отсутствует нежилая недвижимость, то ситуацию спасет грамотно составленное гарантийное письмо.
Сразу обозначим, что дальнейшая информация обязательна к прочтению и изучению именно для учредителей организаций. Индивидуальные предприниматели в свою очередь обязаны вставать на налоговый учет только по месту своей регистрации, и никак не могут выбрать себе другой юридический адрес.
Почему в 2021 году без гарантийного письма не обойтись
Наличие юридического адреса у фирмы является обязательным пунктом для получения ИНН, ОГРН и дальнейшего функционирования. Поэтому при отсутствии собственных площадей будущая организация вынуждена арендовать помещение у третьих лиц.
Договор аренды или купли-продажи, составленный на этапе регистрации юрлица, не будет иметь законной силы. С юридической точки зрения одна из сторон соглашения ещё не существует. Такой парадокс не устроит вашего арендодателя.
Юридическую оказию может разрешить только составление гарантийного письма от владельца адреса. Этим документом собственник (субарендатор) гарантирует налоговым органам, что создаваемая организация будет иметь контактный адрес. Таким образом, организация получает право подать документы на регистрацию нового юридического лица. Только после внесения арендатора в ЕГРЮЛ собственник может смело заключать соглашение об аренде или купли-продажи помещения для юридического адреса.
В списке обязательных документов, предоставляемых в ФНС для регистрации, гарантийное письмо не упоминается. Однако, бизнесмены обязаны указать юридический адрес, достоверность которого можно подтвердить именно этим письмом.
Не забудьте! Вам необходимо удостовериться, что арендодатель имеет законные основания сдавать в аренду помещение для адреса. Для этого можно прописать наименование и реквизиты правоустанавливающих документов (свидетельство на собственность, выписка из ЕГРН).
В процессе оформления гарантийного письма предупредите арендодателя о возможном звонке или визите налогового инспектора.
На фактическое место ведения бизнеса гарантийное письмо предоставлять в налоговую не требуется, т.к. именно на юридический адрес будет приходить налоговая корреспонденция.
Налоговая проверка состава гарантийного письма
Кроме предупреждения собственника помещения о предстоящем переезде новой организации по данному адресу, нужно самостоятельно проверить следующие моменты. Именно на эти ошибки обращает внимание налоговый регистрационный орган:
- Адрес не должен являться массовым. Это буквально означает то, что в одном помещении не может быть зарегистрировано сразу несколько юрлиц. Проверку можно совершить на специальном сервисе ФНС.
- Помещение для адреса должно быть реальным, а не только существовать на бумаге. В частности, собственность могла существовать ранее, а сейчас демонтирована и уничтожена.
- Объект незавершенного строительства и не введенный в эксплуатацию запрещено использовать в качестве юрадреса.
- Регистрация юрлиц запрещена на территории военных частей или государственных учреждений.
- Использовались подложные документы, письмо было подписано не собственником, и он не был уведомлен о предоставлении адреса для регистрации.
Согласно административным регламентам регистрация новой фирмы должна занимать 3 рабочих дня. Первоначально инспектор проверяет правильность и достоверность документов, прикрепленных к заявлению. После машинной проверки адреса на соответствие в служебных адресных базах он может совершить телефонный звонок владельцу или выезд.
Скачать шаблон письма
Гарантийное письмо на получение юридического адреса образец 2021 года скачать, Word.
Правила составления гарантийного письма
Бланк письма вы можете подготовить в произвольной форме и перед подписанием согласовать текст с собственником. Или же владелец недвижимости самостоятельно оформляет гарантийное письмо и передает его директору новой фирмы.
Если собственником является физическое лицо, то письмо не требуется составлять на фирменном бланке. В ситуации, когда собственность принадлежит юрлицу, то приветствуется использование бланка организации с ее реквизитами и печатью.
Для обоих случаев состав письма не будет отличаться:
- В шапке письма указывается полное наименование владельца помещения и контактный телефон. Для физических лиц указываются паспортные данные, у организаций паспортными данными являются: ИНН, КПП, ОГРН, единоличный исполнительный орган.
- В следующем абзаце находится получатель письма – номер и наименование регистрирующего налогового органа.
- После представления отправителя и получателя посередине располагается заголовок –«Гарантийное письмо».
- В основной части описывается от кого и кому гарантируется предоставление данного адреса. Необходимо использовать подробное описание местоположения и площади помещения для юрадреса. Оно должно соответствовать правоустанавливающим документам на недвижимость.
- Из текста сообщения должно быть четко понятно о намерении предоставить данный адрес для регистрации фирмы.
- Для подтверждения наличия прав на собственность необходимо упомянуть реквизиты правоустанавливающих документов (серия, номер и дата свидетельства, кадастровый номер). В приложение вложить их копии.
- Владелец должен гарантировать, что недвижимость не обременена ипотекой, арестом, залогом, не участвует в прочих сделках, запрещающих передачу в аренду или купли-продажи.
- Гарантийное письмо подписывает уполномоченное лицо организации-собственника, либо физическое лицо – владелец нежилого помещения. Если организация или индивидуальный предприниматель работают с печатью, то ее наличие необходимо для законности письма.
Важно! Указанное описание адреса (регион, населенный пункт, улица, дом, этаж, помещение) должно в точности соответствовать данным, занесенным в заявление на регистрацию и решение о регистрации организации. Налоговая очень часто отказывает в регистрации, если адрес имеет малейшие расхождения.
В качестве вывода напомним, что наличие юридического адреса является обязательным для прохождения регистрации. С помощью гарантийного письма вы сможете открыть свое дело, не имея собственного помещения. Предоставлять в налоговый орган заключенный договор аренды не требуется.